Politique de confidentialité

1. Notre engagement et le champ de cette politique

Chez Poelaert (Harold Poelaert SRL), on traite vos données personnelles comme on traite votre maison : avec respect, sans mauvaise surprise, et en ne touchant qu'à ce qui est nécessaire. Notre site est un simple site vitrine, et notre métier, c'est la plomberie, le chauffage et le traitement de l'eau, pas la revente de données. Cette politique vous explique en clair ce que nous faisons de vos informations.

Cette politique de confidentialité s'applique à toutes les données personnelles que nous traitons dans le cadre de notre site et de notre relation avec vous : lorsque vous consultez nos pages, lorsque vous remplissez notre formulaire de contact, et lorsque vous nous joignez par téléphone, par WhatsApp ou par e-mail. Elle ne couvre pas les sites de tiers vers lesquels nous pourrions renvoyer : chacun a sa propre politique, que nous vous invitons à consulter.

Tout cela se fait dans le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD, Règlement UE 2016/679) et de la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

2. Responsable du traitement et point de contact

Le responsable du traitement, c'est-à-dire celui qui décide pourquoi et comment vos données sont utilisées, est :

• Harold Poelaert SRL (Poelaert), société à responsabilité limitée (SRL) de droit belge, active en plomberie, chauffage et traitement de l'eau dans le Wallonie, représentée par son gérant, Harold Poelaert ;
• Numéro d'entreprise (BCE) et TVA : BE 0804.497.214 ;
• Siège social : Rue de Virginal 10, 7090 Hennuyères ;
• E-mail : hpoelaert.srl@gmail.com ;
• Téléphone : +32 471 30 09 11.

Pour toute question sur cette politique ou sur le traitement de vos données, ou pour exercer vos droits (voir le point 14), écrivez-nous à hpoelaert.srl@gmail.com ou appelez-nous au +32 471 30 09 11.

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données (DPO). La loi ne l'impose qu'à certains organismes (autorités publiques, entreprises dont l'activité de base consiste à surveiller des personnes à grande échelle ou à traiter des données sensibles à grande échelle), ce qui n'est pas notre cas. Vos demandes sont donc traitées directement par Poelaert.

3. Quelques définitions utiles

Pour que cette politique reste claire, voici le sens des principaux termes employés, tels que définis par le RGPD :

• Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (par exemple votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre adresse IP) ;
• Traitement : toute opération portant sur des données personnelles (collecte, enregistrement, consultation, utilisation, conservation, suppression, etc.) ;
• Responsable du traitement : celui qui détermine les finalités et les moyens du traitement ; ici, Poelaert ;
• Sous-traitant : un prestataire qui traite des données pour le compte du responsable et selon ses instructions (par exemple notre hébergeur ou notre prestataire d'envoi d'e-mails) ;
• Personne concernée : la personne physique à qui se rapportent les données ; en pratique, vous.

4. Quelles données nous collectons

Notre site est un site vitrine. Vous pouvez le consulter librement sans nous laisser la moindre information personnelle. Deux situations seulement donnent lieu à un traitement : lorsque vous nous contactez, et le traitement technique inhérent à tout site web.

4.1. Les données d'identité et de coordonnées

Quand vous remplissez notre formulaire de contact, vous nous transmettez volontairement :

• le type de besoin (plomberie, chauffage, traitement de l'eau) ;
• votre nom ;
• votre commune ;
• votre numéro de téléphone ;
• votre adresse e-mail.

4.2. Le contenu de votre message

Le texte que vous rédigez pour décrire votre demande peut contenir des informations supplémentaires (par exemple votre adresse précise, la nature du problème ou les travaux souhaités). Nous ne traitons ces éléments que pour vous répondre.

4.3. Les données techniques et de navigation

Comme tout site web, le nôtre génère des données techniques au moment où votre navigateur charge une page : adresse IP, type d'appareil et de navigateur, système d'exploitation, date et heure de la consultation. Ces données sont traitées par notre hébergeur (voir le point 9) à des fins strictement techniques : livrer le site, en assurer la sécurité et le bon fonctionnement. Nous ne les utilisons pas pour vous identifier ni pour vous profiler.

4.4. Aucune donnée sensible

Nous ne demandons et ne souhaitons recevoir aucune donnée dite sensible (données de santé, opinions, convictions, origine, vie sexuelle, etc.) : elles ne sont pas nécessaires pour traiter une demande de devis ou d'intervention. Merci de ne pas en faire figurer dans votre message.

5. Comment et quand nous collectons vos données

Nous collectons vos données uniquement dans les situations suivantes :

• Via le formulaire de contact : lorsque vous le complétez et l'envoyez de votre plein gré ;
• Par téléphone : lorsque vous nous appelez et nous laissez vos coordonnées et le détail de votre demande ;
• Par WhatsApp : lorsque vous nous écrivez via ce canal (les messages transitent alors aussi par WhatsApp, dont les conditions vous sont propres) ;
• Lors de la navigation : les données techniques décrites au point 4.3 sont générées automatiquement par votre navigateur lorsqu'il charge nos pages.

6. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Aucune donnée n'est requise pour simplement visiter notre site. Lorsque vous nous contactez, certaines informations sont nécessaires pour pouvoir vous répondre : votre nom et au moins un moyen de vous joindre (téléphone ou e-mail), ainsi que la description de votre besoin. Sans ces éléments, nous serons tout simplement dans l'impossibilité de traiter votre demande ou de vous établir un devis.

Les autres informations (par exemple votre commune ou des précisions dans le message) sont facultatives : elles nous aident à vous répondre plus vite et plus précisément, mais leur absence n'a pas d'autre conséquence.

7. Pourquoi nous les collectons (finalités)

Vos données servent uniquement à :

• répondre à votre demande et vous recontacter ;
• établir un devis et organiser une éventuelle intervention (relation précontractuelle, puis contractuelle si vous nous confiez les travaux) ;
• assurer le suivi de notre prestation (planification, garantie, service après-vente) ;
• respecter nos obligations légales, notamment comptables et fiscales, liées à une intervention ;
• assurer le bon fonctionnement et la sécurité du site (pour les seules données techniques).

Nous ne vendons pas vos données, nous ne les louons pas, nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires, et nous ne vous inscrivons à aucune newsletter sans votre accord.

8. Sur quelle base légale

Conformément à l'article 6 du RGPD, chaque traitement repose sur une base légale précise. Voici comment elles s'articulent avec nos finalités :

• Votre consentement (article 6.1.a) : vous nous écrivez de votre plein gré via le formulaire de contact, par téléphone ou par WhatsApp. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment (voir le point 14) ;
• Les mesures précontractuelles et l'exécution du contrat (article 6.1.b) : pour répondre à votre demande, préparer un devis et, le cas échéant, réaliser et suivre l'intervention que vous nous confiez ;
• Le respect d'une obligation légale (article 6.1.c) : pour la conservation des documents liés à une intervention, imposée par les règles comptables et fiscales belges ;
• Notre intérêt légitime (article 6.1.f) : pour les données techniques nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement du site, dans le respect de vos droits et libertés.

9. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont jamais cédées ni vendues à des tiers. Y ont accès uniquement :

• Poelaert et les personnes habilitées au sein de l'entreprise, pour traiter votre demande et réaliser l'intervention.

Pour faire fonctionner le site et acheminer vos messages, nous faisons appel à des sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD, encadrés par un accord de traitement des données (DPA) :

• Brevo (Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, France) : acheminement technique des messages envoyés via le formulaire de contact jusqu'à notre boîte e-mail. Les données sont hébergées dans des centres de données situés dans l'Union européenne ;
• Cloudflare (Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, États-Unis) : hébergement du site et diffusion via son réseau, ce qui implique le traitement de données techniques comme l'adresse IP des visiteurs.

Dans le cadre du suivi d'une intervention, certaines données peuvent également être communiquées, lorsque c'est nécessaire, à notre comptable ou fiduciaire (pour la facturation et nos obligations légales) ou à notre assureur (en cas de sinistre lié à une intervention). Enfin, nous pouvons être amenés à communiquer vos données à une autorité publique ou judiciaire lorsque la loi nous y oblige.

10. Transferts en dehors de l'Union européenne

Le traitement de vos données reste, en principe, au sein de l'Union européenne. L'acheminement des messages du formulaire par Brevo s'effectue sur des serveurs situés dans l'Union européenne.

Notre hébergeur Cloudflare est une société établie aux États-Unis : certaines données techniques (par exemple l'adresse IP) peuvent être traitées en dehors de l'Union européenne. Lorsqu'un tel transfert a lieu, il est encadré par les garanties prévues par le RGPD, notamment les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et, le cas échéant, le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework). Ces mécanismes visent à assurer à vos données un niveau de protection équivalent à celui garanti dans l'Union européenne.

11. Combien de temps nous les conservons

Nous ne conservons vos données que le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus :

• Demande sans suite (prospect) : les données du formulaire ou de l'échange sont conservées le temps de traiter votre demande, puis supprimées dans un délai raisonnable si elle n'aboutit pas ;
• Demande aboutissant à un devis ou à une intervention (client) : les données sont conservées pendant toute la durée de la relation, puis pour la période nécessaire au suivi (garantie, service après-vente) ;
• Documents comptables et fiscaux : les pièces justificatives liées à une intervention (devis, factures) sont conservées pour la durée imposée par la loi belge, qui peut aller jusqu'à dix ans à compter de la clôture de l'exercice concerné ;
• Données techniques : conservées pour une courte durée par notre hébergeur, à des fins de sécurité et de fonctionnement.

Au terme de ces délais, vos données sont supprimées ou archivées de façon sécurisée.

12. Sécurité de vos données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données contre la perte, l'accès non autorisé ou l'usage abusif :

• connexion chiffrée (HTTPS) sur l'ensemble du site ;
• accès limité aux seules personnes qui en ont besoin pour traiter votre demande ;
• recours à des prestataires reconnus et engagés contractuellement pour l'hébergement et l'envoi d'e-mails ;
• vigilance sur la conservation et la suppression des données une fois leur finalité atteinte.

Aucun système n'étant infaillible, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue, mais nous nous engageons à agir avec sérieux et diligence pour protéger vos informations.

13. En cas de violation de données

Si, malgré nos précautions, une violation de données venait à se produire (perte, divulgation ou accès non autorisé), et qu'elle est susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous nous engageons à la notifier à l'Autorité de protection des données dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures après en avoir pris connaissance. Lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour vous, nous vous en informerons également dans les meilleurs délais, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.

14. Vos droits et comment les exercer

Conformément au RGPD et à la loi du 30 juillet 2018, vous disposez à tout moment des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès : savoir si nous traitons des données vous concernant et en obtenir une copie ;
• Droit de rectification : faire corriger une donnée inexacte ou incomplète ;
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données (« droit à l'oubli »), dans les conditions prévues par la loi ;
• Droit à la limitation du traitement : demander le gel temporaire du traitement de vos données ;
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière ;
• Droit à la portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies, dans un format structuré et lisible par machine ;
• Droit de retirer votre consentement : à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
• Directives sur le sort de vos données après votre décès : vous pouvez nous indiquer des directives sur la conservation, l'effacement et la communication de vos données après votre décès.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez-nous à hpoelaert.srl@gmail.com. L'exercice de vos droits est gratuit. Nous pourrons vous demander une preuve d'identité afin d'éviter toute divulgation à un tiers. Nous vous répondons dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans le mois qui suit votre demande ; ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou nombreuse, auquel cas nous vous en informons.

15. Cookies et mesure d'audience

Notre site est statique. Il ne dépose pas de cookie publicitaire ni de cookie de suivi commercial, et ne pratique aucun profilage. Seuls peuvent être utilisés des cookies strictement nécessaires au bon fonctionnement et à la sécurité du site, qui ne requièrent pas votre consentement préalable.

Si un outil de mesure d'audience venait à être mis en place, il le serait dans le respect de votre vie privée et signalé sur cette page ; lorsque la loi l'exige, il ne serait activé qu'après recueil de votre consentement. Vous pouvez à tout moment configurer votre navigateur pour être averti du dépôt de cookies, les limiter ou les refuser.

16. Mineurs

Notre site et nos services s'adressent à des personnes majeures, généralement propriétaires ou occupants d'un logement. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs. Si vous êtes mineur, merci de ne pas nous transmettre vos données sans l'accord d'un parent ou d'un responsable légal. Si nous constations qu'une donnée relative à un mineur nous a été transmise par erreur, nous la supprimerions.

17. Décisions automatisées et profilage

Nous ne prenons aucune décision vous concernant de manière entièrement automatisée et nous ne réalisons aucun profilage. Chaque demande est traitée par une personne, et vos données ne servent qu'à vous répondre et à réaliser la prestation convenue.

18. Réclamation auprès de l'autorité de contrôle et recours

Si vous estimez que le traitement de vos données n'est pas conforme à la réglementation, vous pouvez d'abord nous contacter à hpoelaert.srl@gmail.com : nous mettrons tout en œuvre pour trouver une solution. Vous avez par ailleurs le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle belge :

• Autorité de protection des données (APD / GBA) ;
• Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles ;
• Téléphone : +32 (0)2 274 48 00 ;
• E-mail : contact@apd-gba.be ;
• Site : www.autoriteprotectiondonnees.be.

Vous conservez également la possibilité d'agir en justice devant les tribunaux compétents. Et si un litige naissait à propos d'une intervention en tant que consommateur, vous pouvez aussi vous adresser, gratuitement, au Service de Médiation pour le Consommateur (Boulevard du Roi Albert II 8, boîte 1, 1000 Bruxelles, téléphone 02 702 52 20, mediationconsommateur.be).

19. Mise à jour de cette politique

Cette politique peut évoluer si nos pratiques ou la réglementation changent. La date de dernière mise à jour figure en haut de page. Nous vous invitons à la consulter de temps à autre pour rester informé. En cas de changement important, nous le signalerons clairement sur cette page.

Modèle à faire valider : ce document est un modèle fourni à titre informatif et doit être relu et validé avant publication définitive, idéalement avec un conseil juridique.